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in collaborazione con:
SOLUZIONI
PER CRESCERE
Tempo
di Budget: il Budget economico
Nell’esistenza
delle persone arriva talvolta un momento in cui si è tentati di
fare un Bilancio della propria vita. Allora escono
fuori tutte le delusioni, le aspettative disattese, gli errori.
Si tratta evidentemente di un ragionamento a consuntivo:
quel che è fatto è fatto, non si può far tornare indietro il
tempo per effettuare scelte differenti. Cosa sarebbe accaduto se
si fosse fatto un Budget della propria vita? Se ciascuno avesse
cioè definito in anticipo gli obiettivi e le risorse da
dedicare? Il risultato probabilmente sarebbe oggi lo stesso, ma
forse avremmo meno rimpianti; ci si sarebbe fermati subito
quando il consumo di risorse risultava sproporzionato rispetto
all’obiettivo, perché potevamo conoscere l’obiettivo e
conoscere il consumo di risorse che ritenevamo ragionevole.
Per un’ Impresa funziona esattamente così, sia che si
tratti di una Multinazionale Multidivisionale che di una Ditta
individuale. Prima dell’inizio del nuovo anno, occorre
pianificare i propri obiettivi, le risorse che ad essi verranno
destinate e le fonti che genereranno la capacità di acquisto.
Qui di seguito Vi indichiamo le attività da svolgere per
la redazione e la verifica del Budget, i tempi previsti e alcuni
ostacoli da superare per ottenere risultati significativi.
1.
Le fasi del lavoro
L’elaborazione
del Budget
Il
modo più semplice per effettuare una previsione è quello di
riportare nel futuro i valori realizzati nel passato. Tale
esercizio, ovviamente, non va fatto in modo acritico, ma la
sensibilità dell’Imprenditore riesce a cogliere la sostanza
dei dati. Se un costo, nell’anno precedente è andato fuori
controllo, di certo non verrà riproposto nello stesso valore,
al contrario, se è del tutto giustificato, può rappresentare
un riferimento per l’anno successivo. Il consuntivo
dell’anno precedente e, ancor meglio, l’andamento dei costi
a consuntivo del triennio passato, fornisce utili indicazioni.
Tali dati verranno integrati con le informazioni sul andamento
degli affari dell’anno successivo che sono già disponibili,
oppure che sono previste in futuro.
Occorre
altresì analizzare la situazione del mercato e i possibili
scenari di evoluzione della concorrenza. Un margine di
incertezza sul dato ci sarà sempre, ma, radunate minuziosamente
tutte le informazioni di cui sopra, si è pronti a formulare una
previsione mediamente attendibile. Vediamola nel dettaglio.
Budget
delle Vendite
Il
Budget delle Vendite nasce dalla risposta ad una serie di
domande fondamentali: quali prodotti immetteremo sul mercato il
prossimo anno? In quale quantità? A che prezzo? In quale area
geografica?
Dal
semplice prodotto fra prezzo stimato e quantità prevista avrà
origine il Ricavo atteso dall’Imprenditore. Non solo, ma
quanto più si è dettagliati in questa fase, tanto più si
riuscirà a scorgere i Costi collegati alla commercializzazione
del prodotto, un punto di partenza fondamentale per una buona
stima dei costi.
Budget
dei Costi Commerciali
In
un mercato in cui i margini sono sempre più sottili e la
concorrenza agguerrita, il Ricavo atteso è una variabile che
non può essere definita in modo troppo ottimistico. L’utile
per l’impresa si determina quando riesce a razionalizzare al
meglio i costi della gestione. Pertanto tali costi andranno
stimati uno ad uno e dovranno rappresentare un riferimento
costante nell’attività di tutti i giorni.
Con
il termine Costi commerciali intendiamo tutti i costi collegati
alla commercializzazione del prodotto: es: provvigioni,
logistica, acquisto di merci destinate alla rivendita. La stima
di tali costi è necessariamente legata alla quantità che si
prevede di vendere.
Budget
dei Costi di Produzione
Nelle
Imprese che si occupano anche della produzione, dal Budget delle
Vendite discende anche la quantità da produrre. Nel calcolo
della quantità da produrre occorre tener conto delle rimanenze
iniziali che possono essere considerate vendibili e delle
rimanenze finali che si desidera tenere a scorta per l’anno
successivo. Dalla stima della quantità prodotta discenderanno
le occorrenze di materie prime e di manodopera diretta.
Nei
costi collegati alla produzione occorre inserire a budget anche
la quota parte per l’anno degli ammortamenti dei macchinari.
Per conoscerla si farà riferimento al Budget degli
Investimenti di cui parleremo in un prossimo articolo.
Budget
dei Costi generali
Il
punto più complesso è rappresentato dalla stima dei costi
generali, vale a dire quei costi non immediatamente legati alla
produzione o alla commercializzazione, ma ugualmente necessari
per lo svolgimento di tali attività e delle attività
amministrative. Fra le spese generali ricordiamo le utenze non
direttamente riferibili ad unità produttive o commerciali,
spese di cancelleria, spese postali, le spese per il personale
amministrativo, oneri tributari, spese generali di manutenzione.
Consigliamo
di usare come guida per la specifica di tali costi i consuntivi
degli anni precedenti, integrandoli con eventuali voci
aggiuntive.
Da
ricordare che i costi generali, per loro natura, non dovrebbero
aumentare proporzionalmente al volume di affari, pertanto nella
stima si dovrebbe essere piuttosto cauti.
Budget
degli Oneri finanziari
Le
voci principali che possono essere inserite nella categoria
“Oneri finanziari” sono le seguenti:
1.
Interessi
passivi su finanziamenti in corso a medio - lungo termine:
per queste voci le rate sono conosciute e vanno semplicemente
proiettate all’anno successivo.
2.
Spese di
incasso e commissioni bancarie:
possono essere riproposti in prima analisi i costi a consuntivo
dell’anno precedente.
3.
Interessi
passivi su nuovi finanziamenti a medio-lungo termine:
può essere solo effettuata una stima di massima.
4.
Interessi a
breve termine: per
conoscere l’ammontare di questa tipologia di interessi occorre
stimare per quanto tempo e per quale ammontare si avrà necessità
di credito a breve. Questo è possibile solo al termine della
Previsione dei flussi finanziari che necessariamente discende
dal Budget. Di tale Previsione parleremo nel prossimo articolo.
Per il momento si può inserire il dato dell’anno precedente.
La
verifica periodica degli scostamenti
Completato
il Budget, esso dovrà rappresentare un riferimento per chi
prende le decisioni. I ricavi attesi rappresentano il risultato
da raggiungere, i costi previsti un limite da non oltrepassare
se non in casi eccezionali.
Stabilita
la periodicità che si ritiene più opportuna (essa varia
infatti a seconda della tipologia dell’Impresa) si dovrà
procedere ad una “stampa” del “conto economico” e ad un
confronto, voce per voce, fra consuntivo e previsioni. Si potrà
quindi capire se la Gestione si sta avviando a conseguire
l’obiettivo e porre in essere gli opportuni correttivi in caso
contrario.
A
questo fine, ricordiamo che, per essere confrontabili, le voci
del budget devono rispecchiare per terminologia e natura, quelle
inserite nella contabilità.
E
per finire .. .
Ricordiamo
che in qualsiasi momento potrebbero verificarsi eventi esterni o
interni molto significativi che rendono essenziale rivedere le
previsioni. In questo caso consigliamo sempre di ripercorrere
esattamente il procedimento usato per la formulazione del Budget
e stendere una nuova previsione che verrà indicata come
Revisione del Budget.
2.
I tempi
L’elaborazione
del budget
economico annuale dovrebbe essere ultimata entro il 20 dicembre
di ogni anno. In realtà, in un’impresa di piccole dimensioni
e media complessità, soprattutto se si è scelto di prendere
come riferimento l’anno precedente, si può aspettare il 20
dicembre per avere i dati contabili aggiornati al 30 novembre,
procedere poi ad una stima del mese di dicembre, a pianificare e
completare il budget per i primi giorni di gennaio.
I
tempi per la redazione e l’approvazione dipendono strettamente
dalla dimensione, ma soprattutto dalla complessità e dal
sistema gerarchico vigente nell’Impresa. Infatti, in una
piccola e media Impresa, anche complessa, dove le decisioni
vengono prese da un unico Responsabile, i tempi possono essere
relativamente brevi. Il Responsabile provvederà a consultarsi
con i suoi collaboratori e a redigere il documento di Budget che
automaticamente si intenderà approvato. Diversa è la
situazione per piccole e medie imprese che siano articolate in
più centri di responsabilità. In questo caso ciascun
Responsabile effettuerà una propria previsione, il Responsabile
dell’Impresa dovrà mediate fra le diverse esigenze e
pervenire ad un documento finale.
Ancor
più tempo dovrà essere dedicato se più Soci, o un Consiglio
di Amministrazione dovranno approvare il documento di Budget. In
questo caso è preferibile cominciare le attività fin dal
periodo luglio/settembre dell’anno precedente.
L’elaborazione
dei Report deve essere tempestiva e tali documenti devono essere
essenziali ma esaurienti. Questo obiettivo si può conseguire
definendo dall’inizio una struttura del Report che non sia più
lunga di una pagina e contenga tutte le informazioni necessarie.
Circa i tempi e la periodicità, i dati contabili dovrebbero
essere aggiornati ai fini della dichiarazione Iva, pertanto
disponibili ogni mese a partire dal 15/16. Nel giro di una
settimana a partire da quella data il report mensile dovrebbe
essere pronto. Nelle piccole e medie Imprese, si sceglie
generalmente una periodicità trimestrale per i Report. E’ un
buon inizio che consente di non appesantire troppo il lavoro dei
contabili, soprattutto per Aziende o Ditte che hanno l’obbligo
trimestrale della dichiarazione IVA.
3.
Ostacoli da superare
Il
primo e forse unico grande problema da risolvere è quello della
messa a disposizione dei dati. Infatti la contabilità
dell’Azienda, che è la fonte principale sia per poter
effettuare delle buone previsioni che per la precisione dei
consuntivi, non sempre è disponibile tempestivamente.
L’ottica della rilevazione deve cambiare e questo può
provocare qualche difficoltà. Infatti, per avere un buon
controllo i dati devono essere:
a.
reali
b.
tempestivi
c.
completi
Per
addivenire al dato reale occorre eliminare ogni
intervento di politica fiscale che, pur previsto e perfettamente
in linea con la legislazione, può comunque trarre in inganno ai
fini dell’interpretazione della gestione.
La
tempestività deve essere privilegiata rispetto
alla precisione. Questo principio, assurdo se visto in un ottica
contabile, assume invece diverso significato nel controllo di
gestione. Le elaborazioni del Controllo di Gestione, infatti,
mirano ad essere di supporto nelle scelte dell’Imprenditore.
Se sono precise al millesimo, ma arrivano tardi, la decisione è
stata già presa e non sono dunque da considerarsi efficaci.
E’ dunque preferibile una rilevazione di massima che sia
veloce, completa ed attendibile, anche se non certificata dal
punto di vista contabile.
La
completezza è infine un elemento inscindibile per
la significatività del risultato ed è forse il risultato più
difficile da conseguire. Infatti molto spesso l’ottica
dell’Impresa si concentra sull’attività finale di vendita,
per la quale si stimano e si verificano con precisione costi e
ricavi, poi, ad un’analisi più attenta, emerge che intere
aree di supporto dove i costi sono di difficile rilevazione,
vengono completamente trascurate. In realtà la redditività
dell’Azienda dipende dall’ economicità dell’intera
gestione, sia delle aree di vendita che di quelle dei servizi
generali e del personale. Rilevare nel dettaglio e ripartire
tutti i costi è un lavoro complesso, ma sicuramente darà i
suoi frutti.
Una
nota: le grandi Imprese, ovvero quelle complesse dove il peso
degli Investimenti è rilevante, prima di formulare il Budget
annuale hanno già formulato un Budget pluriennale per un
periodo che va solitamente dai tre ai cinque anni. Questo
argomento lo abbiamo appositamente tralasciato perché riteniamo
che la Piccola e Media Impresa a medio-bassa complessità possa,
in prima analisi, realizzare il controllo con lo strumento del
Budget annuale e solo in caso eccezionale inserirlo
all’interno di una pianificazione a
medio-lungo termine.
Soluzioni
per Crescere
Dicembre,
2003
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– riproduzione
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