INDICE
CAPO I
Definizioni e ambito di applicazione
Art. 1
Definizioni
Art. 2 Oggetto
Art. 3 Soggetti
Art. 4 Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
Art. 5 Rappresentanza legale
CAPO II Documentazione amministrativa
SEZIONE I
Documenti amministrativi e atti pubblici
Art. 6
Riproduzione di documenti
Art. 7 Redazione e stesura di atti pubblici
SEZIONE II
Documento informatico
Art. 8
Documento informatico
Art. 9 Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 10 Forma ed efficacia del documento informatico
Art. 11 Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
Art. 12 Pagamenti informatici
Art. 13 Libri e scritture
SEZIONE III
Trasmissione di documenti
Art. 14
Trasmissione del documento informatico
Art. 15 Trasmissione dall’estero di atti agli uffici di stato civile
Art. 16 Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
Art. 17 Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
SEZIONE IV Copie autentiche, autenticazione di sottoscrizioni
Art. 18 Copie autentiche
Art. 19 Modalità alternative all’autenticazione di copie
Art. 20 Copie di atti e documenti informatici
Art. 21 Autenticazione delle sottoscrizioni
SEZIONE V Firma digitale
Art. 22 Definizioni
Art. 23 Firma digitale
Art. 24 Firma digitale autenticata
Art. 25 Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 26 Deposito della chiave privata
Art. 27 Certificazione delle chiavi
Art. 28 Obblighi dell’utente e del certificatore
Art. 29 Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
SEZIONE VI Legalizzazione di firme e di fotografie
Art. 30 Modalità per la legalizzazione di firme
Art. 31 Atti non soggetti a legalizzazione
Art. 32Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente
riconosciute
Art. 33 Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero
Art. 34 Legalizzazione di fotografie
SEZIONE VII Documenti di riconoscimento e di identità
Art. 35 Documenti di identità e di riconoscimento
Art. 36 Carta di identità e documenti elettronici
SEZIONE VIII Regime fiscale
Art. 37 Esenzioni fiscali
CAPO III Semplificazione della documentazione amministrativa
SEZIONE I
Istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione
Art. 38
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
Art. 39 Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
SEZIONE II Certificati
Art. 40 Certificazioni contestuali
Art. 41 Validità dei certificati
Art. 42 Certificati di abilitazione
SEZIONE III Acquisizione diretta di documenti
Art. 43 Accertamenti d’ufficio
Art. 44 Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
SEZIONE IV Esibizione di documento
Art. 45 Documentazione mediante esibizione
SEZIONE V Norme in materia di dichiarazioni sostitutive
Art. 46 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
Art. 47 Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
Art. 48 Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
Art. 49 Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
CAPO IV Sistema di gestione informatica dei documenti
SEZIONE I
Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti
Art. 50
Attuazione dei sistemi
Art. 51 Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
Art. 52 Il sistema di gestione informatica dei documenti
Art. 53 Registrazione di protocollo
Art. 54 Informazioni annullate o modificate
Art. 55 Segnatura di protocollo
Art. 56 Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica
dei documenti
Art. 57 Numero di protocollo
SEZIONE II Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 58 Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Art. 59 Accesso esterno
Art. 60 Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
SEZIONE III Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi
documentali e degli archivi
Art. 62 Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
Art. 63 Registro di emergenza
SEZIONE IV Sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 64 Sistema di gestione dei flussi documentali
Art. 65 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Art. 66 Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei
flussi documentali
SEZIONE V Disposizioni sugli archivi
Art. 67 Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito
Art. 68 Disposizioni per la conservazione degli archivi
Art. 69 Archivi storici
SEZIONE VI Attuazione ed aggiornamento dei sistemi
Art. 70 Aggiornamenti del sistema
CAPO V Controlli
Art. 71 Modalità dei controlli
Art. 72 Responsabilità dei controlli
CAPO VI
Sanzioni
Art. 73
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
Art. 74 Violazione dei doveri d’ufficio
Art. 75 Decadenza dai benefici
Art. 76 Norme penali
CAPO VII Disposizioni finali
Art. 77 Norme abrogate
Art. 78 Norme che rimangono in vigore
IL PRESIDENTE DELLA
REPUBBLICA
VISTO l'articolo 87,
comma quinto, della Costituzione;
VISTO l’articolo 7
della legge 8 marzo 1999, n.50 come modificato dall'articolo 1, comma 6, lettera
e) della legge 24 novembre 2000, n.340;
VISTO il punto 4)
dell’allegato 3, della legge 8 marzo 1999, n.50;
VISTO il decreto
legislativo recante il testo unico delle disposizioni legislative in materia di
documentazione amministrativa;
VISTO il decreto del
Presidente della Repubblica recante il testo unico delle disposizioni
regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
VISTE le
deliberazioni preliminari del Consiglio dei Ministri adottate nelle riunioni del
25 agosto 2000 e del 06 ottobre 2000;
VISTO il parere
della Conferenza Stato-città, ai sensi dell’articolo 8 del decreto
legislativo 28 agosto 1997 n.281, espresso nella riunione del 14 settembre 2000;
UDITO il parere del
Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi
nell’adunanza del 18 settembre 2000;
ACQUISITO il parere
delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del Senato della
Repubblica;
VISTA la
deliberazione del Consiglio dei Ministri adottata nella riunione del 15 dicembre
2000;
SULLA PROPOSTA del
Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica,
di concerto con i Ministri dell’interno e della giustizia;
EMANA il seguente
decreto:
DECRETO DEL
PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA RECANTE IL TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI
LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 (R)
Definizioni
1. Ai fini del
presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO
AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti,
anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle
indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO
INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti.
c) DOCUMENTO DI
RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su
supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione
italiana o di altri Stati, che consente l’ identificazione personale del
titolare.
d) DOCUMENTO D’IDENTITÀ
la carta di identità ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato,
su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall’amministrazione competente
dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare
l’identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D’IDENTITÀ
ELETTRONICO il documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato
dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il
documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di
ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali
e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da
soggetti titolari di funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE
SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall’interessato,
prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE
SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento, sottoscritto
dall’interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a
diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo
unico.
i) AUTENTICAZIONE DI
SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la
sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell’identità della persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI
FIRMA l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la
propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché
dell’autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI
FOTOGRAFIA l’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione
competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona
dell’interessato.
n) FIRMA DIGITALE il
risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di
chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al
sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e
l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici.
o) AMMINISTRAZIONI
PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di
pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere
g) e h) o provvedono agli accertamenti d’ufficio ai sensi dell’art.43.
p) AMMINISTRAZIONI
CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono
nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni
sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi
degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI
DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo
e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del
sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante
sistemi informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli
apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati
dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI
PROTOCOLLO l’apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in
forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento
stesso.
Articolo 2 (L)
Oggetto
1. Le norme del
presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la
conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di
organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di
atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori
di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l’utenza, e ai
privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la
firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra
privati come previsto dall’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.
59.
Articolo 3 (R)
Soggetti
1. Le disposizioni
del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione
europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche
amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale
in Italia o in uno dei Paesi dell’Unione europea. (R)
2. I cittadini di
Stati non appartenenti all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono
utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47
limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o
attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali
disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina
dell’immigrazione e la condizione dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei
casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati non appartenenti all’Unione
autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le
dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la
produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali
fra l’Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei
casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono
documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla competente
autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana
autenticata dall’autorità consolare italiana che ne attesta la conformità
all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle conseguenze penali
della produzione di atti o documenti non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento
alla sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione
di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo
accertamento dell’identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che
la dichiarazione è stata a lui resa dall’interessato in presenza di un
impedimento a sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione
nell’interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo,
per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione,
contenente espressa indicazione dell’esistenza di un impedimento, resa dal
coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente
in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo
accertamento dell’identità del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni
del presente articolo non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali. (R)
Articolo 5 (L)
Rappresentanza legale
1. Se
l’interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela, o a curatela,
le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico sono
sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la potestà, dal tutore, o
dall’interessato stesso con l’assistenza del curatore.
CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA SEZIONE I DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI
PUBBLICI
Articolo 6 (L-R)
Riproduzione
e conservazione di documenti
1. Le pubbliche
amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti,
i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli
altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la
loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo
idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. (L)
2. Gli obblighi di
conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono
soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su
supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole
tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione. (L)
3. I limiti e le
modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione dei documenti di
cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a
garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi
i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli
archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di
notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto
legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7 (L)
Redazione
e stesura di atti pubblici
1. Le leggi, i
decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti pubblici, e le
certificazioni sono redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo,
atto a garantirne la conservazione nel tempo.
2. Il testo degli
atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte,
abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni,
acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso comune.
Qualora risulti
necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente
stesura resti leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 (R)
Documento
informatico
1. Il documento
informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la
trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole
tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione,
la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici
sono definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentiti
l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione e il Garante
per la protezione dei dati personali. Esse sono adeguate alle esigenze dettate
dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno
biennale.
3. Con il medesimo
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono definite le misure
tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la
disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento
informatico anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui
all’articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9 (R)
Documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati
con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è
possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli
usi consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni
riguardanti le attività di produzione, immissione, conservazione, riproduzione
e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici
e telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi,
devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle
amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche
amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica
moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole
tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni sono definite dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione d'intesa con l'amministrazione degli archivi di Stato
e, per il materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa,
dell’interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed
efficacia del documento informatico
1. Il documento
informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità alle regole
tecniche di cui all’articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni,
anche di quelle di cui all’articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale
della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell’articolo 2712 del
Codice civile.
2. Gli obblighi
fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi
tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con decreto del
Ministro delle finanze.
3. Il documento
informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell'articolo 23, ha
efficacia di scrittura privata ai sensi dell'articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento
informatico redatto in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 8,
comma 2 soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice
civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare.
Articolo 11 (R)
Contratti
stipulati con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti
stipulati con strumenti informatici o per via telematica mediante l'uso della
firma digitale secondo le disposizioni del presente testo unico sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti
indicati al comma 1 si applicano le vigenti disposizioni in materia di contratti
negoziati al di fuori dei locali commerciali.
Articolo 12 (R)
Pagamenti
informatici
1. Il trasferimento
elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e
soggetti privati è effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto
di cui all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R)
Libri e
scritture
1. I libri, i
repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge
sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili di cui sia
obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti
informatici in conformità alle disposizioni del presente testo unico e secondo
le regole tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14 (R)
Trasmissione
del documento informatico
1. Il documento
informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al
destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora
di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico,
redatto in conformità alle disposizioni del presente testo unico e alle regole
tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione
del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino
l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi
consentiti dalla legge.
Articolo 15 (L)
Trasmissione
dall'estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di
trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la
cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si
osservano le disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 16 (R)
Riservatezza
dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di
tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della
legge 31 dicembre 1996, n.675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre
pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a
stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e
strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali
vengono acquisite.
2. Ai fini della
dichiarazione di nascita il certificato di assistenza al parto è sempre
sostituito da una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei
registri di nascita.
3. Ai fini
statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza al
parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate, ai
competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità
preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentiti il
Ministero della sanità e il Garante per la protezione dei dati personali,
determina nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati
statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati
relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei princìpi
contenuti nelle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
Articolo 17 (R)
Segretezza
della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle
operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati
con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza
telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo
informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul
contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via
telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro natura o per espressa
indicazione del mittente destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del
presente testo unico, gli atti, i dati e i documenti trasmessi per via
telematica si considerano, nei confronti del gestore del sistema di trasporto
delle informazioni, di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la
consegna al destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 (L-R)
Copie
autentiche
1. Le copie
autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con
qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura
dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli
originali. (L)
2. L'autenticazione
delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o
presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il
documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità
con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale
autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il
numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la
copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la
propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e
documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell’articolo 20.
(L)
3. Nei casi in cui
l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici
servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può
essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente
competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza
obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal
caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
Articolo 19 (R)
Modalità
alternative all’autenticazione di copie
1. La dichiarazione
sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare
anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato
da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia
di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale
dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della
copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai
privati.
Articolo 20 (R)
Copie di
atti e documenti informatici
1. I duplicati, le
copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi
tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti
informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private
e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni
tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici
ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice
civile, se ad essi è apposta o associata la firma digitale di colui che li
spedisce o rilascia, secondo le disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su
supporto informatico di documenti, formati in origine su supporto cartaceo o,
comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli
originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale è autenticata
da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione
allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui
all’articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o
il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma 2 esonera dalla
produzione e dalla esibizione dell'originale formato su supporto cartaceo quando
richieste ad ogni effetto di legge.
5. Gli obblighi di
conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente
si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti
informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche
dettate nell’articolo 8, comma 2.
Articolo 21 (R)
Autenticazione
delle sottoscrizioni
1. L’autenticità
della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai
gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all’art. 38,
comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l’istanza o
la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è presentata a soggetti
diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della
riscossione da parte di terzi di benefici economici, l’autenticazione è
redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a
ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale
ultimo caso, l’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il
pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata
apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante,
indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di
autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché
apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio. (R)
SEZIONE V
FIRMA DIGITALE
Articolo 22 (R)
Definizioni
1. Ai fini del
presente Testo unico si intende:
a) per sistema di
validazione, il sistema informatico e crittografico in grado di generare ed
apporre la firma digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi
asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una privata ed una pubblica,
correlate tra loro, da utilizzarsi nell'ambito dei sistemi di validazione o di
cifratura di documenti informatici;
c) per chiave
privata, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche, destinato ad essere
conosciuto soltanto dal soggetto titolare, mediante il quale si appone la firma
digitale sul documento informatico o si decifra il documento informatico in
precedenza cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica;
d) per chiave
pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere
reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul documento
informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti
informatici da trasmettere al titolare delle predette chiavi;
e) per chiave
biometrica, la sequenza di codici informatici utilizzati nell’ambito di
meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di verifica dell’identità
personale basati su specifiche caratteristiche fisiche dell’utente;
f) per
certificazione, il risultato della procedura informatica, applicata alla chiave
pubblica e rilevabile dai sistemi di validazione, mediante la quale si
garantisce la corrispondenza biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare
cui essa appartiene, si identifica quest'ultimo e si attesta il periodo di
validità della predetta chiave ed il termine di scadenza del relativo
certificato, in ogni caso non superiore a tre anni;
g) per validazione
temporale, il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono,
ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo
elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica o logica in grado di
ricevere e registrare documenti informatici;
i) per certificatore,
il soggetto pubblico o privato che effettua la certificazione, rilascia il
certificato della chiave pubblica, lo pubblica unitamente a quest'ultima,
pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi e revocati;
l) per revoca del
certificato, l’operazione con cui il certificatore annulla la validità del
certificato da un dato momento, non retroattivo, in poi;
m) per sospensione
del certificato, l'operazione con cui il certificatore sospende la validità del
certificato per un determinato periodo di tempo;
n) per validità del
certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al titolare della chiave pubblica,
dei dati in esso contenuti;
o) per regole
tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi compresa ogni disposizione che
ad esse si applichi.
Articolo 23 (R)
Firma
digitale
1. A ciascun
documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al
duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata
evidenza informatica, una firma digitale.
2. L'apposizione o
l'associazione della firma digitale al documento informatico equivale alla
sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto
cartaceo.
3. La firma digitale
deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o
all'insieme di documenti cui è apposta o associata.
4. Per la
generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave privata la cui
corrispondente chiave pubblica non risulti scaduta di validità ovvero non
risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha
certificata.
5. L'uso della firma
apposta o associata mediante una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a
mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno
effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede
la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti
interessate.
6. L'apposizione di
firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa
vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di
qualsiasi genere.
7. Attraverso la
firma digitale devono potersi rilevare nei modi e con le tecniche definiti con
il decreto di cui all’articolo 8, comma 2, gli elementi identificativi del
soggetto titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro
su cui essa è pubblicata per la consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma
digitale autenticata
1. Si ha per
riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma digitale,
la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale
autorizzato.
2. L'autenticazione
della firma digitale consiste nell'attestazione, da parte del pubblico
ufficiale, che la firma digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare,
previo accertamento della sua identità personale, della validità della chiave
utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde alla volontà
della parte e non è in contrasto con l’ordinamento giuridico ai sensi
dell’articolo 28, primo comma, n.1 della legge 6 febbraio 1913, n.89.
3. L'apposizione
della firma digitale da parte del pubblico ufficiale integra e sostituisce ad
ogni fine di legge la apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e
marchi comunque previsti.
4. Se al documento
informatico autenticato deve essere allegato altro documento formato in
originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia
informatica autenticata dell'originale, secondo le disposizioni dell'articolo
20, comma 3.
5. Ai fini e per gli
effetti della presentazione di istanze agli organi della pubblica
amministrazione si considera apposta in presenza del dipendente addetto la firma
digitale inserita nel documento informatico presentato o depositato presso
pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione
o il deposito di un documento per via telematica o su supporto informatico ad
una pubblica amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono
apposte la firma digitale e la validazione temporale a norma del presente testo
unico.
Articolo 25 (R)
Firma di
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la firma autografa o la
firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità
alle norme del presente testo unico.
2. L'uso della firma
digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli,
punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo 26 (R)
Deposito
della chiave privata
1. Il titolare della
coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito in forma segreta della
chiave privata presso un notaio o altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata
di cui si richiede il deposito può essere registrata su qualsiasi tipo di
supporto idoneo a cura del depositante e deve essere consegnata racchiusa in un
involucro sigillato in modo che le informazioni non possano essere lette,
conosciute od estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del
deposito sono regolate dalle disposizioni dell'articolo 605 del codice civile,
in quanto applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione
delle chiavi
1. Chiunque intenda
utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui
all'articolo 8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia di chiavi e rendere
pubblica una di esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi
pubbliche di cifratura sono custodite per un periodo non inferiore a dieci anni
a cura del certificatore e, dal momento iniziale della loro valutabilità, sono
consultabili in forma telematica.
3. Salvo quanto
previsto dall'articolo 29, le attività di certificazione sono effettuate da
certificatori inclusi, sulla base di una dichiarazione anteriore all'inizio
dell'attività, in apposito elenco pubblico, consultabile in via telematica,
predisposto tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti, specificati con il
decreto di cui all’articolo 8, comma 2:
a) forma di società
per azioni e capitale sociale non inferiore a quello necessario ai fini
dell'autorizzazione all'attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte
dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti all'amministrazione, dei
requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di
amministrazione, direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che,
per competenza ed esperienza, i responsabili tecnici del certificatore e il
personale addetto all'attività di certificazione siano in grado di rispettare
le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui all’articolo 8,
comma 2;
d) qualità dei
processi informatici e dei relativi prodotti, sulla base di standard
riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di
certificazione di cui al comma 1 può essere svolta anche da un certificatore
operante sulla base di licenza o autorizzazione rilasciata da altro Stato membro
dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti
requisiti.
Articolo 28 (R)
Obblighi
dell'utente e del certificatore
1. Chiunque intenda
utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o della firma digitale, è tenuto
ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad
altri.
2. Il certificatore
è tenuto a:
a) identificare con
certezza la persona che fa richiesta della certificazione;
b) rilasciare e
rendere pubblico il certificato avente le caratteristiche fissate con il decreto
di cui all’articolo 8, comma 2;
c) specificare, su
richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo interessato, la sussistenza
dei poteri di rappresentanza o di altri titoli relativi all'attività
professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle
regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2;
e) informare i
richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di certificazione e sui
necessari requisiti tecnici per accedervi;
f) attenersi alle
misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali,emanate ai
sensi dell’articolo 15, comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi
depositario di chiavi private;
h) procedere
tempestivamente alla revoca od alla sospensione del certificato in caso di
richiesta da parte del titolare o del terzo dal quale derivino i poteri di
quest'ultimo, di perdita del possesso della chiave, di provvedimento
dell'autorità, di acquisizione della conoscenza di cause limitative della
capacità del titolare, di sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata
pubblicazione della revoca e della sospensione della coppia di chiavi
asimmetriche;
l) dare immediata
comunicazione all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione ed
agli utenti, con un preavviso di almeno sei mesi, della cessazione dell'attività
e della conseguente rilevazione della documentazione da parte di altro
certificatore o del suo annullamento.
Articolo 29 (R)
Chiavi
di cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio
ordinamento, alla generazione, alla conservazione, alla certificazione ed
all'utilizzo delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di
cui all'articolo 8 sono disciplinate le modalità di formazione, di pubblicità,
di conservazione, certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle
pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi
pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti alla pubblica amministrazione
sono certificate e pubblicate autonomamente in conformità alle leggi ed ai
regolamenti che definiscono l'uso delle firme autografe nell'ambito dei
rispettivi ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi
pubbliche di ordini ed albi professionali legalmente riconosciuti e dei loro
legali rappresentanti sono certificate e pubblicate a cura del Ministro di
grazia e giustizia o suoi delegati.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo 30 (L)
Modalità
per la legalizzazione di firme
1. Nelle
legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma
si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il
luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 31 (L)
Atti non
soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto
previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme
apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie
ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve
indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
Articolo 32 (L)
Legalizzazione
di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi
delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui
certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in
cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione
di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli
atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità
estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi,
centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità
delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli
atti e documenti formati all'estero da autorità estere e da valere nello Stato
sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane
all'estero. Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro
delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva l'articolo 31.
3. Agli atti e
documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera, deve
essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo
straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un
traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli
atti e documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una
rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono
legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve
le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della traduzione stabilite da
leggi o da accordi internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione
di fotografie
1. Le
amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute a
legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente
dall’interessato. Su richiesta di quest’ultimo le fotografie possono essere,
altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La legalizzazione
delle fotografie prescritte per il rilascio dei documenti personali non è
soggetta all’obbligo del pagamento dell’imposta di bollo.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’
Articolo 35 (L -R)
Documenti
di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi
in cui nel presente testo unico viene richiesto un documento di identità, esso
può sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai
sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti
alla carta di identità il passaporto, la patente di guida, la patente nautica,
il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di
impianti termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché
munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da
un’amministrazione dello Stato.(R)
3. Nei documenti
d’identità e di riconoscimento non è necessaria l’indicazione o
l’attestazione dello stato civile, salvo specifica istanza del richiedente. (L)
Articolo 36 (L)
Carta
d’identità e documenti elettronici
1. Le
caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d’identità
elettronica e del documento d’identità elettronico sono definite con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro dell'interno,
di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sentito il Garante per la
protezione dei dati personali.
2. La carta
d’identità elettronica e l’analogo documento, rilasciato a seguito della
denuncia di nascita e prima del compimento del quindicesimo anno, devono
contenere:
a) i dati
identificativi della persona;
b) il codice
fiscale;
3. La carta
d’identità e il documento elettronico possono contenere:
a) l’indicazione
del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di
carattere sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici
indicati col decreto di cui al comma 1, con esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri
dati utili al fine di razionalizzare e semplificare l’azione amministrativa e
i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei portali, nel rispetto della
normativa in materia di riservatezza;
e) le procedure
informatiche e le informazioni che possono o debbono essere conosciute dalla
pubblica amministrazione e da altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica,
occorrenti per la firma digitale.
4. La carta
d’identità elettronica può altresì essere utilizzata per il trasferimento
elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e pubbliche amministrazioni.
5. Con decreto del
Ministro dell’interno, sentiti l’Autorità per l’informatica nella
pubblica amministrazione, il Garante per la protezione dei dati personali e la
Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono dettate le regole tecniche e
di sicurezza relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati per la
produzione delle carte di identità e dei documenti di riconoscimento di cui al
presente articolo. Le predette regole sono adeguate con cadenza almeno biennale
in relazione alle esigenze dettate dall’evoluzione delle conoscenze
scientifiche e tecnologiche.
6. Nel rispetto
della disciplina generale fissata dai decreti di cui al presente articolo e
delle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali, le
pubbliche amministrazioni, nell’ambito dei rispettivi ordinamenti, possono
sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti di cui al presente
articolo per l’erogazione di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di
identità, ancorché su supporto cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal
centottantesimo giorno precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37(L)
Esenzioni
fiscali
1. Le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall’imposta di bollo.
2. L'imposta di
bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l'atto
sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da legalizzare.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA SEZIONE
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 (L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze
e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o
esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via
telematica. (L)
2. Le istanze e le
dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante la
firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema
informatico con l’uso della carta di identità elettronica. (R)
3. Le istanze e le
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della
amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono
sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero
sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un
documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è
inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di
identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di
aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti
stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo
1997, n.59. (L)
Articolo 39 (L)
Domande
per la partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione
delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi
titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il
conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad
autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40 (L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni
da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità personali e
fatti, concernenti la stessa persona, nell’ambito del medesimo procedimento,
sono contenute in un unico documento.
Articolo 41 (L)
Validità
dei certificati
1. I certificati
rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali
e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti
certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se
disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.
2. I certificati
anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie
integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche
amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre
i termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al
documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subìto
variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti
certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la
dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la
veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa
dichiarazione si applicano le disposizioni di cui all'articolo 76.
Articolo 42 (R)
Certificati
di abilitazione
1. Tutti i titoli di
abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione o di procedimenti
autorizzatori all’esercizio di determinate attività, ancorché definiti
"certificato", sono denominati rispettivamente "diploma" o
"patentino".
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43 (L-R)
Accertamenti
d'ufficio
1. Le
amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere
atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino
elencati all’art. 46, che siano attestati in documenti già in loro possesso o
che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o
certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire
d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte
dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli elementi
indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti,
ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato. (R)
2. Fermo restando il
divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la
certezza o verificare l’esattezza, si considera operata per finalità di
rilevante interesse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo
11 maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica
amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi
dell’amministrazione certificante, finalizzata all’accertamento d’ufficio
di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive
presentate dai cittadini. Per l’accesso diretto ai propri archivi
l’amministrazione certificante rilascia all’amministrazione procedente
apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di
accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della
normativa vigente.(L)
3. Quando
l’amministrazione procedente opera l’acquisizione d’ufficio ai sensi del
precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di
agevolare l’acquisizione d’ufficio di informazioni e dati relativi a stati,
qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le
amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni
procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi
informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi
in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni
relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione
competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del
certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza
oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di
provenienza. (R)
6. I documenti
trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro
mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza,
soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve
essere seguita da quella del documento originale. (R)
Articolo 44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti
degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che
riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici
dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero,
vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle
ipotesi di cui al comma l le amministrazioni possono provvedere all'acquisizione
d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45 (L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a
cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la
residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di
validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi.
È fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di
pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza sia
richiesta l'esibizione di un documento di identità o di riconoscimento, di
richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito.
È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli
esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso del
procedimento, la veridicità e l’autenticità dei dati contenuti nel documento
di identità o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui
l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, qualità
personali e fatti attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un
documento di identità o di riconoscimento in corso di validità, la
registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica
non autenticata del documento stesso.(R)
3. Qualora
l’interessato sia in possesso di un documento di identità o di riconoscimento
non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso
contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché
l’interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati
contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. (R)
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati
con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato
e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità
personali e fatti:
a) data e il luogo
di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei
diritti civili e politici;
e) stato di celibe,
coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di
famiglia;
g) esistenza in
vita;
h) nascita del
figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in
albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a
ordini professionali;
m) titolo di studio,
esami sostenuti;
n) qualifica
professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di
formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione
reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi
tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di
specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero
del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio
dell'anagrafe tributaria;
r) stato di
disoccupazione;
s) qualità di
pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di
studente;
u) qualità di
legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e
simili;
v) iscrizione presso
associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le
situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle
attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
aa) di non aver
riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che
riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di
provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della
vigente normativa;
bb) di non essere a
conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di
vivenza a carico;
dd) tutti i dati a
diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi
in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di
concordato.(R)
Articolo 47 (R)
Dichiarazioni
sostitutive dell’atto di notorietà
1. L'atto di
notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta
conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta
dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38. (R)
2. La dichiarazione
resa nell’interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati,
qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta
conoscenza. (R)
3. Fatte salve le
eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica
amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le
qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono
comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà. (R) 4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente
che la denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto necessario
per attivare il procedimento amministrativo di rilascio del duplicato di
documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati e qualità personali
dell’interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi
ne richiede il duplicato mediante dichiarazione sostitutiva. (R)
Articolo 48 (R)
Disposizioni
generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni
sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole
amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle
dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei
moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni
inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 76, per le
ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo
contiene anche l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre
1996, n. 675.
3. In tutti i casi
in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni
inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49 (R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati
medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o
brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse
disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i
certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini
della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni
sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non
agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per
l'intero anno scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 (R)
Attuazione
dei sistemi
1. Le pubbliche
amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi
informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo
informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche
amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione
dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche
amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare
sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo
informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni
del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge
15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna
amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da
considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi
aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e
archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le
amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei
documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla
data di entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali
e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51(R)
Sviluppo
dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche
amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi
automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo unico e
secondo le norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della
pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche
amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi
finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione,
diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche
amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il
recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali
sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione
dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi
informatici.
Articolo 52 (R)
Il
sistema di gestione informatica dei documenti
1. Il sistema di
gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema"
deve:
a) garantire la
sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la
corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in
uscita;
c) fornire
informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei
provvedimenti finali;
d) consentire il
reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in
condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei
soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle
persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la
corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di
classificazione d’archivio adottato.
Articolo 53 (R)
Registrazione
di protocollo
1. La registrazione
di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche
amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti
informazioni:
a) numero di
protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in
forma non modificabile;
b) data di
registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata
in forma non modificabile;
c) mittente per i
documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i
documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del
documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo
del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del
documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla
sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto,
registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve
consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito
dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di
protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione
delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata
dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche
indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera
operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per
la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le
specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di
protocollo.
5. Sono oggetto di
registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione
e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i
bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari,
gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione
particolare dell'amministrazione.
Articolo 54 (R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni
non modificabili di cui all’articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono
annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni
annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte
alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per
indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in
posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le
informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo
dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
Articolo 55 (R)
Segnatura
di protocollo
1. La segnatura di
protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento,
in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il
documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo
inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di
protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 57;
b) la data di
protocollo;
c) l'identificazione
in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa
individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L’operazione di
segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di
registrazione di protocollo.
3. L'operazione di
segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell’ufficio
cui il documento e’ assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il
documento, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione
utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento
della registrazione di protocollo.
4. Quando il
documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con
strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le
informazioni di registrazione del documento.
L'amministrazione
che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per
automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento
ricevuto.
5. Con Decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per
l’informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per
la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle
informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 56 (R)
Operazioni
ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti
1. Le operazioni di
registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di
protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione
costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Articolo 57 (R)
Numero
di protocollo
1. Il numero di
protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La
numerazione è rinnovata ogni anno solare.
SEZIONE SECONDA
ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 58 (R)
Funzioni
di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L’accesso al
sistema da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione, nonché la
ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla
gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti
dal responsabile della tenuta del servizio di cui all’articolo 61.
2. La ricerca delle
informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su
tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere
costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra
loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve
essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole
parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve
offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni
registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.
Articolo 59 (R)
Accesso
esterno
1. Per l’esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possono essere utilizzate
tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti anche
mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e
strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte
dell’interessato.
2. A tal fine le
pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge
sulla tutela della riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure
organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti
amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via
telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per il
reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di
accesso effettuato mediante strumenti che consentono l’acquisizione diretta
delle informazioni e dei documenti da parte dell’interessato, le misure
organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le
modalità di identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di
strumenti informatici per la firma digitale del documento informatico, come
disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di
accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione
possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle
informazioni e dei documenti messe a disposizione – anche per via telematica
– attraverso gli uffici relazioni col pubblico.
Articolo 60 (R)
Accesso
effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche
amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al
sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative
omogenee di cui al comma 4 dell’articolo 50, adottano le modalità di
interconnessione stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici
emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
2. Le pubbliche
amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti
attraverso la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni
minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di
registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l’indicazione
alternativa o congiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente,
del destinatario;
b) numero e data di
registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso
l’indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti
dall’amministrazione al documento spedito.
3. Ai fini del
presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, sulla
base delle indicazioni fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per
l’accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica
dei documenti.
SEZIONE TERZA
TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61 (R)
Servizio
per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna
amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi
aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio
è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è
preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei
requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a
seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla
disciplina vigente.
3. Il servizio
svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il
livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura,
distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento
e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le
operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel
rispetto delle disposizioni del presente testo unico;
c) garantisce la
corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di
cui all'articolo 53;
d) cura che le
funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro
ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo
possibile;
e) conserva le copie
di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il
buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali,
incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività
di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le
operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;
h) vigila
sull’osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del
personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 62 (R)
Procedure
di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il responsabile
per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la
corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto
informatico rimovibile.
2. E’ consentito
il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di
protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni
trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta
del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione
all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza
almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo
informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni
relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante
del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto
delle procedure di conservazione sostitutiva.
Articolo 63 (R)
Registro
di emergenza
1. Il responsabile
del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle
operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza,
ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale
procedura informatica.
Sul registro di
emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione
nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora
l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre
ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la
tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per
periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno
riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata
di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero
totale di operazioni registrate manualmente. (R)
4. La sequenza
numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive
interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti
registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa
omogenea. (R)
5. Le informazioni
relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema
informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza
ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di
ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un
numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere
stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.(R)
SEZIONE QUARTA
SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 64(R)
Sistema
di gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche
amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti
amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi
progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle
indicazioni fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione.
2. I sistemi per la
gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di
cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento
dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità,
di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la
gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei
documenti.
4. Le
amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree
organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli
che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di
classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti
a registrazione di protocollo.
Articolo 65 (R)
Requisiti
del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere
i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi
documentali deve :
a) fornire
informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo
ed il singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il
rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento
ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire
informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo
scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di
altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti
complessi.
Articolo 66 (R)
Specificazione
delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le regole
tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle
operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi
informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della
funzione pubblica.
SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67 (R)
Trasferimento
dei documenti all’archivio di deposito
1. Almeno una volta
ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e
degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a
procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso
ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento
deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie
avevano nell’archivio corrente. (R)
3. Il responsabile
del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare
e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di
deposito. (R)
Articolo 68 (R)
Disposizioni
per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per
la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano
di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per
la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione
periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle
vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti
prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e
della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in
ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati
personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
Articolo 69 (R)
Archivi
storici
1. I documenti
selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli
strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per
territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle
vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70 (R)
Aggiornamenti
del sistema
1. Le pubbliche
amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno
recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni
precedenti.
CAPO V
CONTROLLI
Articolo 71 (L-R)
Modalità
dei controlli
1. Le
amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a
campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità
delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli
riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati
dall’amministrazione procedente con le modalità di cui all’articolo 43
consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero
richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici,
conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei
registri da questa custoditi. (R)
3. Qualora le
dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarità o
delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario
competente a ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale
irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della
dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito. (R)
4. Qualora il
controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai privati che vi
consentono di cui all’articolo 2, l’amministrazione competente per il
rilascio della relativa certificazione, previa definizione di appositi accordi,
è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso
del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di strumenti
informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le
risultanze dei dati da essa custoditi. (L)
Articolo 72(R)
Responsabilità
dei controlli
1. Ai fini dei
controlli di cui all’articolo 71 le amministrazione certificanti individuano e
rendono note le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e
tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro
esecuzione. (R)
2. La mancata
risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione
dei doveri d’ufficio. (R)
CAPO VI
SANZIONI
Articolo 73 (L)
Assenza
di responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche
amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono
esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l’emanazione sia
conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più
rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.
Articolo 74 (L-R)
Violazione
dei doveri d’ufficio
1. Costituisce
violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni
sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle
disposizioni del presente testo unico. (L)
2. Costituiscono
altresì violazioni dei doveri d’ufficio:
a) la richiesta di
certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell’articolo
43, ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;
(R) b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare
l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di
un documento di riconoscimento; (R) c) la richiesta e la produzione, da
parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari,
del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di
nascita. (R)
Articolo 75 (R)
Decadenza
dai benefici
1. Fermo restando
quanto previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo di cui all’articolo 71
emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante
decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla
base della dichiarazione non veritiera.
Articolo 76 (L)
Norme
penali
1. Chiunque rilascia
dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal
presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali
in materia.
2. L'esibizione di
un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto
falso.
3. Le dichiarazioni
sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per
conto delle persone indicate nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come
fatte a pubblico ufficiale.
4. Se i reati
indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico
ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di una professione o arte, il giudice,
nei casi più gravi, può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici
uffici o dalla professione e arte.
CAPO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77 (L-R)
Norme abrogate
1. Dalla data di
entrata in vigore del presente testo unico sono abrogati: la legge 4 gennaio
1968 n.15; l’articolo 2, comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre 1993
n.537; l’articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11
come sostituito dall’articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n. 191,
della legge 15 maggio 1997 n. 127; l’articolo 2, comma 11 della citata legge
16 giugno 1998 n. 191; gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n.340;
l’articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n.342. (L)
2. Sono altresì
abrogati: il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403;
il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell’articolo 37 del D.P.R.
30 maggio 1989, n. 223. (R)
Articolo 78 (L-R)
Norme
che rimangono in vigore
1. Dalla data di
entrata in vigore del presente testo unico restano comunque in vigore :
a) tutte le
disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di trasmissione
delle dichiarazioni fiscali e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31
marzo 1998, n. 109 concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la
determinazione dell’indicatore della situazione economica equivalente dei
soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate;
b) l’articolo 16
della tabella, allegato B, annessa al D.P.R.26 ottobre 1972 n.642 in materia di
imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e
30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
d ) l’articolo 2,
comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993 n.537;
e) le disposizioni
in materia di dati personali di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e ai
decreti legislativi adottati in attuazione delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676
e 6 ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro
sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive e i decreti ministeriali
a contenuto generale, nonché le regole tecniche già emanate alla data di
entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le
disposizioni legislative in materia di conservazione di beni archivistici di cui
al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.
2. Per le forze di
polizia, restano in vigore, con riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60,
le particolari disposizioni di legge e di regolamento concernenti i trattamenti
di dati personali da parte delle forze dell’ordine, ai sensi dell’articolo 4
legge 31 dicembre 1996, n. 675.