Autorizzazione n. 5/1997 al trattamento dei dati sensibili da
parte di diverse categorie di titolari
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IL GARANTE
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive
modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'articolo 22, comma 1, della citata legge n.
675/96, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a rivelare,
l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le
opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni, od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono
trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso
scritto degli interessati (art. 22, comma 1, legge n. 675/96);
Considerato che il Garante può rilasciare l'autorizzazione anche
d'ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con provvedimenti generali, nei
riguardi di determinate categorie di titolari o di trattamenti (articolo 41, comma 7,
della legge n.675/96, modificato dall'articolo 4, comma 1, del decreto legislativo 9
maggio 1997, n. 123);
Ritenuto opportuno rilasciare un'autorizzazione generale volta a
semplificare gli adempimenti previsti dalla legge n. 675/96, ad armonizzare le
prescrizioni da impartire e a favorire la funzionalità dell'Ufficio del Garante;
Rilevato che sono in fase di predisposizione alcuni decreti legislativi
per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati personali, i quali, in
attuazione della legge 31 dicembre 1996 n.676, dovranno prevedere entro il 23 luglio 1998
alcune norme integrative riguardanti i dati sensibili, anche in attuazione delle
raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d'Europa;
Considerata l'opportunità che in questa fase transitoria le
autorizzazioni non rechino disposizioni particolarmente dettagliate, e ciò allo scopo di
evitare che l'attività dei titolari sia soggetta a modifiche sostanziali nel corso di un
breve periodo, ferme restando alcune garanzie per gli interessati;
Ritenuto pertanto opportuno rilasciare, allo stato, un'autorizzazione
provvisoria, anche in conformità a quanto previsto dall'emanando regolamento concernente
l'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio di questa Autorità;
Ritenuta, tuttavia, la necessità che l'autorizzazione prenda in
considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di
destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il periodo di
conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti è prevista dalla
legge n.675/96 ai fini dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della
notificazione e sulla notificazione semplificata (articolo 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità che sia garantito, anche nell'attuale fase
transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o
di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonché, per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la
riservatezza e l'identità personale, principi valutati anche sulla base delle
raccomandazioni del Consiglio d'Europa;
Considerato che numerosi trattamenti di dati sensibili sono effettuati da
persone fisiche o giuridiche operanti nei rami assicurativo, previdenziale, assistenziale,
bancario, finanziario e di intermediazione finanziaria, nel settore turistico e del
trasporto di persone, delle ricerche di mercato, dei sondaggi di opinione o della
selezione del personale, nonché della mediazione a fini matrimoniali, e che è pertanto
necessario che tali trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi
dell'articolo 41, comma 7, della legge n. 675/96;
Autorizza
il trattamento dei dati sensibili di cui all'articolo 22, comma 1, della
legge n. 675/96, fatta eccezione dei dati idonei a rivelare la vita sessuale, secondo le
prescrizioni di seguito indicate.
Capo I
Attività bancarie, assicurative, di gestione di fondi o del settore
turistico o del trasporto
1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione:
a) imprese autorizzate all'esercizio dell'attività bancaria o assicurativa ed
organismi che le riuniscono;
b) società ed altri organismi che gestiscono fondi-pensione o di
assistenza, ovvero fondi o casse di previdenza;
c) società ed altri organismi per la gestione o l'intermediazione
di fondi comuni di investimento o di valori mobiliari;
d) società ed altri organismi che emettono carte di credito o
altri mezzi di pagamento, o che ne gestiscono le relative operazioni;
e) imprese che svolgono autonome attività strettamente connesse e
strumentali a quelle indicate nelle precedenti lettere, e relative alla rilevazione dei
rischi, al recupero dei crediti, a lavorazioni massive di documenti, alla trasmissione
dati, all'imbustamento o allo smistamento della corrispondenza, nonché alla
gestione di esattorie o tesorerie;
f) imprese che operano nel settore turistico o alberghiero o del
trasporto, ivi comprese le agenzie di viaggio e gli operatori turistici.
2) Finalità del trattamento
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, limitatamente ai dati e alle
operazioni indispensabili per adempiere agli obblighi anche precontrattuali che i soggetti
di cui al punto 1) assumono, nel proprio settore di attività, al fine di fornire
specifici beni, prestazioni o servizi richiesti dall'interessato.
L'autorizzazione è rilasciata anche per adempiere o per esigere l'adempimento ad obblighi
previsti, anche in materia fiscale, dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa
comunitaria o dai contratti collettivi, o prescritti da autorità od organi di vigilanza o
di controllo nei casi indicati dalla legge o dai regolamenti.
Il trattamento avente tali finalità può riguardare anche la tenuta di registri e
scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per
espletare compiti di organizzazione o di gestione amministrativa di imprese, società,
cooperative o consorzi.
3) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti ai soggetti ai quali sono
forniti i beni, le prestazioni o i servizi, in misura strettamente pertinente a quanto
specificamente richiesto dall'interessato che abbia manifestato il proprio consenso
scritto ed informato. Nei medesimi limiti, è possibile trattare dati relativi a terzi,
allorché non sia altrimenti possibile procedere alla fornitura al beneficiario dei
beni, delle prestazioni o dei servizi.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di
trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di
essi.
4) Comunicazione e diffusione dei dati
I dati sensibili possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al
perseguimento delle finalità di cui al punto 2), a soggetti pubblici o privati, ivi
compresi fondi e casse di previdenza ed assistenza o società controllate e collegate ai
sensi dell'articolo 2359 del codice civile, nonché ove necessario, ai familiari
dell'interessato.
I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale comunicazione ad
altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta
dell'interessato (articolo 13, comma 1, lettera c), n. 4, legge n. 675/96), devono
conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante
un'annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.
I dati sensibili non possono essere diffusi.
Capo II
Sondaggi e ricerche
1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione e finalità del trattamento
Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, ai soli fini del
compimento di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche
campionarie.
Il sondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi puntualmente
determinati e legittimi, noti all'interessato.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati
Il trattamento può riguardare i dati attinenti ai soggetti che abbiano manifestato il
proprio consenso informato e che abbiano risposto a questionari o ad interviste effettuate
nell'ambito di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche
campionarie.
Il consenso deve essere manifestato in ogni caso per iscritto.
I dati personali di natura sensibile possono essere trattati solo se il
trattamento di dati anonimi non permette al sondaggio o alla ricerca di raggiungere i suoi
scopi.
3) Conservazione dei dati
Il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di identificare gli
interessati, neanche indirettamente mediante un riferimento ad una qualsiasi altra
informazione.
I dati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti o resi
anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase contestuale alla
registrazione dei campioni raccolti. La registrazione deve essere effettuata senza ritardo
anche nel caso in cui i campioni siano stati raccolti in numero elevato.
Entro tale ambito temporale, resta ferma la possibilità per il titolare
della raccolta, nonché per i suoi responsabili o incaricati, di utilizzare i dati
personali al fine di verificare presso gli interessati la veridicità o l'esattezza dei
campioni.
4) Comunicazione dei dati
I dati sensibili non possono essere né comunicati né diffusi.
I campioni del sondaggio o della ricerca possono essere comunicati o
diffusi in forma individuale o aggregata, sempreché non possano essere associati, anche a
seguito di trattamento, ad interessati identificati o identificabili.
Capo III
Attività di elaborazione di dati
1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione
Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi
di un'attività svolta nell'interesse di altri soggetti, e che presuppone l'elaborazione
di dati ed altre operazioni di trattamento eseguite in materia di lavoro ovvero a fini
contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali.
2) Prescrizioni applicabili
Il trattamento è regolato dalle autorizzazioni:
a) n. 1/1997, concernente il trattamento dei dati sensibili a cura,
in particolare, delle parti di un rapporto di lavoro (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana n. 272 del 21 novembre 1997), qualora le finalità perseguite
siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione;
b) n. 4/1997, riguardante il trattamento dei dati sensibili ad
opera dei liberi professionisti e di altri soggetti equiparati (pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana n. 281 del 2 dicembre 1997), qualora le finalità
perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di
trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di
essi.
Capo IV
Attività di selezione del personale
1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle imprese, alle società,
agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi di un'attività
svolta anche di propria iniziativa nell'interesse di terzi, ai soli fini della ricerca o
della selezione di personale.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati
Il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute dei
candidati all'instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro
raccolta è giustificata da scopi determinati e legittimi ed è strettamente
indispensabile per instaurare tale rapporto.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari
o dei conviventi dei candidati è consentito con il consenso scritto degli interessati e
qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei
candidati, in particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un
titolo derivante da invalidità o infermità, da eventi bellici o da ragioni di servizio.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di
trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di
essi.
Il trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente
pertinenti a tale finalità, sia in caso di risposta a questionari inviati anche per via
telematica, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa, in
particolare attraverso l'invio di curricula.
Non è consentito il trattamento dei dati:
a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di
altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, l'origine razziale ed etnica, e la
vita sessuale;
b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
c) in violazione delle norme in materia di pari opportunità o
volte a prevenire discriminazioni.
3) Comunicazione e diffusione dei dati
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere comunicati nei limiti
strettamente pertinenti al perseguimento delle finalità di cui ai punti 1) e 2), a
soggetti pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella dichiarazione di
consensi dell'interessato.
I dati non possono essere diffusi.
Capo V
Mediazione a fini matrimoniali
1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle imprese, alle società,
agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati che esercitano, anche attraverso
agenzie autorizzate, un'attività di mediazione a fini matrimoniali o di instaurazione di
un rapporto di convivenza.
2) Finalità di trattamento
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai soli fini dell'esecuzione
dei singoli incarichi conferiti in conformità alle leggi e ai regolamenti.
3) Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può riguardare i soli dati sensibili attinenti alle persone
direttamente interessate al matrimonio o alla convivenza.
Non è consentito il trattamento di dati relativo a persone minori di età
in base all'ordinamento del Paese di appartenenza o, comunque, in base alla legge
italiana.
4) Categorie di dati oggetto di trattamenti
Il trattamento può riguardare i soli dati e le sole operazioni che risultino
indispensabili in relazione allo specifico profilo o alla personalità descritto o
richiesto dalle persone interessate al matrimonio o alla convivenza.
I dati devono essere forniti personalmente dai medesimi interessati.
L'informativa preliminare al consenso scritto deve porre in particolare
evidenza le categorie di dati trattati e le modalità della loro comunicazione a terzi.
5) Comunicazione dei dati
I dati possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti all'esecuzione
degli specifici incarichi ricevuti.
I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale comunicazione ad
altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta
dell'interessato (articolo 13, comma 1, lettera c), n. 4), legge n. 675/96), devono
conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante
un'annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.
L'eventuale diffusione anche per via telematica di taluni dati sensibili
deve essere oggetto di apposita autorizzazione di questa Autorità.
6) Norme finali
Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti, in
particolare nell'ambito della legge penale e della disciplina di pubblica sicurezza,
nonché in materia di tutela dei minori.
Capo VI
Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti
Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano,
altresì, le seguenti prescrizioni:
1) Dati idonei a rivelare lo stato di salute
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve essere effettuato
anche nel rispetto dell'autorizzazione n. 2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279.
Il trattamento dei dati generici non è consentito nei casi previsti dalla
presente autorizzazione.
2) Modalità di trattamento
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n.
675/96, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza e i limiti posti ai
trattamenti autorizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati,
nonché il trasferimento all'estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili deve
essere effettuato unicamente con logiche e forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate alle finalità indicate nei capi che precedono.
Resta inoltre fermo l'obbligo di informare l'interessato, ai sensi
dell'articolo 10, commi 1 e 3, della legge n. 675/96, anche quando i dati sono raccolti
presso terzi.
3) Conservazione dei dati
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lett. e) della
legge 31 dicembre 1996, n. 675, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo
non superiore a quello necessario per perseguire le finalità ovvero per adempiere agli
obblighi o agli incarichi menzionati nei precedenti capi, verificando anche periodicamente
la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati trattati.
Restano fermi i diversi termini di conservazione previsti dalle leggi o
dai regolamenti.
Resta altresì fermo quanto previsto nel capo II in materia di sondaggi e
di ricerche.
4) Richieste di autorizzazione
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente
autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa
Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni
suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi
accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per
trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento,
salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da
situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
5) Norme finali
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla
normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di
trattamento di dati personali e, in particolare:
a) dalla legge 20 maggio 1970, n. 300;
b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135.
Restano altresì fermi gli obblighi deontologici, nonché gli obblighi di
legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui
profitto delle notizie coperte dal segreto professionale.
Resta ferma, infine, la possibilità di diffondere dati anonimi anche
aggregati.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 30 novembre 1997, fino al 30
settembre 1998.
Qualora alla data odierna il trattamento non sia già conforme alle
prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare può adeguarsi ad esse entro il 15
gennaio 1998, sempreché le caratteristiche del trattamento non permettano un adeguamento
entro un termine più breve.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.
Roma, 15/12/1997
Il Presidente: Rodotà.