Autorizzazione n. 6/1997 al trattamento dei dati sensibili da parte degli investigatori privati
IL GARANTE
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive
modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/96,
il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a rivelare
l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le
opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a
rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Considerato che il trattamento di questi dati da parte di privati ed
enti pubblici economici è permesso, di regola, solo previa autorizzazione di questa
Autorità e con il consenso scritto degli interessati (art. 22, comma 1, legge n. 675/96);
Considerato che una speciale disposizione (art. 22, comma 4, legge n.
675/96) permette di trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale senza il consenso degli interessati, quando il trattamento autorizzato dal
Garante è necessario per svolgere una investigazione nell'ambito di un procedimento
penale (articoli 190 del codice di procedura penale e 38 delle relative norme di
attuazione) o, comunque, per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto di
rango pari a quello dell'interessato;
Considerato che il Garante ha già rilasciato un'autorizzazione di
ordine generale relativa ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale
(n. 2/97, emanata il 27 novembre 1997), anche in riferimento alle predette finalità di
ordine giudiziario;
Considerato che numerosi trattamenti aventi tali finalità sono
effettuati con l'ausilio di investigatori privati, e che è pertanto opportuno integrare
le prescrizioni dell'autorizzazione n.2/97 mediante un ulteriore provvedimento di ordine
generale che tenga conto dello specifico contesto dell'investigazione privata, anche al
fine di armonizzare le prescrizioni da impartire alla categoria;
Ritenuta la necessità di applicare anche al caso di specie le
considerazioni già espresse con l'autorizzazione n. 2/97 per ciò che riguarda la natura
provvisoria delle autorizzazioni generali e i criteri direttivi prescelti per la
determinazione delle relative prescrizioni;
Considerato che ulteriori misure ed accorgimenti saranno prescritti dal
Garante all'atto della sottoscrizione dell'apposito codice di deontologia e di buona
condotta che il Garante è in procinto di promuovere (art. 22, comma 4, legge n. 675/96);
Autorizza
gli investigatori privati a trattare i dati idonei a rivelare lo stato
di salute e la vita sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle persone
fisiche e giuridiche, agli istituti, agli enti, alle associazioni e agli organismi che
esercitano un'attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia
(art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e
integrazioni).
Il trattamento può essere effettuato unicamente:
a ) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di
far valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del
soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero un diritto della personalità o un altro
diritto fondamentale ed inviolabile;
b) su incarico di un difensore nell'ambito del procedimento
penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare
ai soli fini dell'esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codice di procedura
penale e 38 delle relative norme di attuazione).
Restano ferme le altre autorizzazioni generali rilasciate ai fini dello
svolgimento delle investigazioni nel procedimento penale o per l'esercizio di un diritto
in sede giudiziaria, in particolare:
a) nell'ambito dei rapporti di lavoro (autorizzazione n. 1/1997,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 21 novembre 1997, n.
272);
b) relativamente ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e
la vita sessuale (autorizzazione generale n. 2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279);
c) da parte degli organismi di tipo associativo e delle
fondazioni (autorizzazione generale n. 3/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279);
d) da parte dei liberi professionisti iscritti in albi o elenchi
professionali, ivi inclusi i difensori e i relativi sostituti ed ausiliari (autorizzazione
generale n. 4/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 2
dicembre 1997, n. 281).
2) Categorie di dati e interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale, qualora ciò sia strettamente indispensabile per eseguire
specifici incarichi conferiti per scopi determinati e legittimi nell'ambito delle
finalità di cui al punto 1).
I dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli incarichi
conferiti.
3) Modalità di trattamento.
Gli investigatori privati non possono intraprendere di propria
iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta di dati idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale. Tali attività possono essere eseguite esclusivamente
sulla base di un apposito incarico conferito per iscritto, anche da un difensore, per le
esclusive finalità di cui al punto 1).
L'atto di incarico deve menzionare in maniera specifica il diritto che
si intende esercitare in sede giudiziaria, ovvero il procedimento penale al quale
l'investigazione è collegata, nonché i principali elementi di fatto che giustificano
l'investigazione e il termine ragionevole fissato per la sua ultimazione.
I dati devono essere registrati ed elaborati mediante logiche e forme
di organizzazione strettamente correlate alle finalità di cui al punto 1).
L'interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati deve
essere informata ai sensi dell'art. 10, comma 1, della legge n. 675/96, ponendo in
particolare evidenza l'identità e la qualità professionale dell'investigatore nonché la
natura facoltativa del conferimento dei dati.
Nel caso in cui i dati sono raccolti presso terzi, è necessario
informare l'interessato e acquisire il suo consenso scritto (articoli 10, commi 3 e 4 e
22, comma 4, legge n. 675/96), solo se i dati sono trattati per un periodo
superiore a quello strettamente necessario per esercitare il diritto in sede giudiziaria o
per svolgere le investigazioni difensive, oppure se i dati sono utilizzati per ulteriori
finalità non incompatibili con quelle precedentemente perseguite.
Il difensore o il soggetto che ha conferito l'incarico devono essere
informati periodicamente dell'andamento dell'investigazione, anche al fine di permettere
loro una valutazione tempestiva circa le determinazioni da adottare riguardo all'esercizio
del diritto in sede giudiziaria o al diritto alla prova.
L'investigatore privato deve eseguire personalmente l'incarico
ricevuto, e non può avvalersi di altri investigatori non indicati nominativamente
all'atto del conferimento dell'incarico.
Nel caso in cui si avvalga di collaboratori interni designati quali
responsabili o incaricati del trattamento in conformità a quanto previsto dagli articoli
8 e 19 della legge n. 675/1996, l'investigatore privato deve vigilare con cadenza almeno
settimanale sulla puntuale osservanza delle norme di legge e delle istruzioni impartite.
Tali soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla
collaborazione ad essi richiesta.
Per quanto non previsto nella presente autorizzazione, il trattamento
deve essere effettuato nel rispetto delle ulteriori prescrizioni contenute nella citata
autorizzazione generale n. 2/1997, in particolare per ciò che riguarda le informazioni
relative ai nascituri e ai dati genetici.
Il trattamento dei dati deve inoltre rispettare le prescrizioni di un
apposito codice di deontologia e di buona condotta, che il Garante è in procinto di
promuovere ai sensi degli articoli 22, comma 4 e 31, comma 1, lettera h), della
legge n. 675/96.
4) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e) della legge n. 675/96, i dati sensibili possono essere conservati per un
periodo non superiore a quello strettamente necessario per eseguire l'incarico ricevuto.
A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante
controlli periodici, la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto alle
finalità perseguite e all'incarico conferito.
Una volta conclusa la specifica attività investigativa, il trattamento
deve cessare in ogni sua forma, fatta eccezione per l'immediata comunicazione al difensore
o al soggetto che ha conferito l'incarico.
La mera pendenza del procedimento al quale l'investigazione è
collegata, ovvero il passaggio ad altre fasi di giudizio in attesa della formazione del
giudicato, non costituiscono, di per se stessi, una giustificazione valida per la
conservazione dei dati da parte dell'investigatore privato.
5) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati possono essere comunicati unicamente al soggetto che ha
conferito l'incarico.
I dati non possono essere comunicati ad un altro investigatore privato,
salvo che questi sia stato indicato nominativamente nell'atto di incarico e la
comunicazione sia necessaria per lo svolgimento dei compiti affidati.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi solo
se è necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati (art.
23, comma 4, della legge n. 675/96), con l'osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.
6) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione
della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione
a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi
accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo;
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione
per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente
provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto
particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
7) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento,
ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di
trattamento di dati personali e, in particolare:
a) dagli articoli 4 (impianti e apparecchiature per finalità di
controllo a distanza dei lavoratori) e 8 (indagini sulle opinioni del lavoratore o su
altri fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale) della
legge 20 maggio 1970, n. 300;
b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135, in materia di sieropositività e
di infezione da HIV;
c) dalle norme processuali o volte a prevenire discriminazioni;
d) dall'art. 734-bis del codice penale, il quale vieta la
divulgazione non consensuale delle generalità o dell'immagine della persona offesa da
atti di violenza sessuale.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e
28 della legge n. 675/96, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i
limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità
degli interessati, nonché il trasferimento all'estero dei dati.
Restano fermi, in particolare, gli obblighi previsti in tema di
liceità e di correttezza nell'uso di strumenti o apparecchiature che permettono la
raccolta di informazioni anche sonore o visive, ovvero in tema di accesso a banche dati o
di cognizione del contenuto della corrispondenza e di comunicazioni o conversazioni
telefoniche, telematiche o tra soggetti presenti.
Resta ferma la facoltà per le persone fisiche di trattare direttamente
dati per l'esclusivo fine della tutela di un proprio diritto in sede giudiziaria, anche
nell'ambito delle investigazioni relative ad un procedimento penale. In tali casi, la
legge n. 675/96 non si applica anche se i dati sono comunicati occasionalmente ad una
autorità giudiziaria o a terzi, sempreché i dati non siano destinati ad una
comunicazione sistematica o alla diffusione (art. 3 della legge n. 675/96).
8) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha efficacia fino al 30 settembre 1998.
Qualora alla data odierna il trattamento non sia già conforme alle
prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare può adeguarsi ad esse entro il 20
gennaio 1998, sempreché le caratteristiche del trattamento non permettano un adeguamento
entro un termine più breve.
Resta ferma la data del 31 dicembre 1997 prevista dall'autorizzazione
n.2/1997 per l'adeguamento alle relative prescrizioni.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.
Roma, 29/12/1997
Il Presidente: Rodotà.