Comunicato stampa del Garante 12/3/98
In vista dell'imminente scadenza del 31 marzo per
l'invio delle notificazioni da parte di quanti raccolgono e trattano dati personali, il
Garante per la protezione dei dati personali, rispondendo ad alcuni quesiti formulati da
imprese del settore industriale ed artigiano, ha fornito alcune importanti. indicazioni
sui casi di esonero dalla notificazione previsti dalla normativa sulla privacy.
Il Garante ha chiarito che tutte le imprese artigiane,
per i trattamenti relativi allo svolgimento delle proprie attività imprenditoriali. sono
esonerate dal presentare la notificazione. Le aziende artigiane, infatti, anche nella loro
attuale disciplina, rientrano pienamente nella categoria dei piccoli imprenditori, ai
sensi dell'art. 2083 del codice civile, cui fa riferimento l'art.7, comma 5-ter della
legge 675/1996.
L'obbligo di notificazione dell'esistenza di banche dati rimane, invece, per le piccole aziende industriali, le quali non rientrano nella definizione contenuta nell'art. 2083 del codice civile; nè queste aziende possono essere ridefinite come piccole imprese utilizzando speciali discipline di settore finalizzate soltanto all' erogazione di agevolazioni.
Comunicato stampa del Garante 13/3/98
In relazione alle prossime scadenze relative alla notificazione dei
trattamenti dei dati personali il Garante richiama nuovamente
l'attenzione su alcuni aspetti già evidenziati in precedenti comunicati stampa.
In particolare, ricorda che:
1. numerosi trattamenti non sono soggetti a notificazione, e tra essi quelli:
2. La lista completa degli esoneri, nonché delle ulteriori ipotesi
che permettono una forma semplificata, è inclusa nella legge n 675/96 ed è
riportata anche nel modello di notificazione approvato dal Garante, che indica
tutti i relativi presupposti.
3. La notificazione non riguarda singoli archivi o banche dati, ma il complesso
delle attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni. Di regola
ciascun ente, impresa, pubblica amministrazione, ecc. può quindi
effettuare una sola notificazione, che non è soggetta a scadenze
temporali, e non va rinnovata qualora restino immutati i suoi elementi
essenziali indicati nel modello. Di conseguenza, nelle notificazioni dei
trattamenti automatizzati per le quali è previsto il termine del 31 marzo 1998
possono essere ricompresi per opportuna economicità anche i trattamenti non
automatizzati per i quali è fissato il termine al 30 giugno 1998.
4. Se si notificano più trattamenti correlati tra loro, non è necessario
notificare anche i trattamenti oggetto di esonero. Tuttavia, se ritenuto
opportuno o nei casi dubbi, tali trattamenti possono essere notificati.
5. Nei casi in cui sia obbligatoria, la notificazione va effettuata
utilizzando il supporto magnetico o il modello cartaceo (accompagnati da
istruzioni analitiche) approvati dal Garante e distribuiti gratuitamente presso
tutti gli uffici postali.
6. Per stabilire se può operare un caso di esonero o di semplificazione,
occorre far riferimento unicamente a quanto previsto dalla legge n. 675/96.
Alcune voci che figurano nel modello di notificazione coincidono con casi di
esonero (es.:"finalità amministrativo-contabili"), ma
sono state indicate per casi particolari (ad esempio, per il titolare che
intenda utilizzare anche per scopi di marketing i dati trattati per scopi
contabili e fiscali).
7. Il Garante ha inoltre stipulato convenzione con vari soggetti per favorire
la diffusione dei modelli via Internet o attraverso quotidiani, pubblici
esercizi ed associazioni, anche di categoria. In ogni caso, il supporto o il
modello possono essere ritirati gratuitamente presso gli uffici del Garante siti
in Roma, Via della Chiesa Nuova, n.8.
8. Nel caso di notificazione su supporto magnetico, si deve:
9. Nel caso di notificazione su modello cartaceo si devono compilare i
riquadri necessari, sottoscrivere il modello e spedirlo o consegnarlo come
indicato nel punto precedente. Per le notificazioni su modello cartaceo, i
diritti di segreteria ammontano a £ 25.000.
10 Le organizzazioni complesse articolate in un numero particolarmente
elevato di sedi, filiali, agenzie, sportelli e simili, nei quali sono custoditi
i dati personali oggetto di trattamento, possono compilare il riquadro b) ("luoghi
ove sono custoditi i dati") indicando la circostanza e individuando un
loro preciso ufficio presso il quale l'elenco delle sedi, delle filiali, delle
agenzie, ecc. è tenuto costantemente aggiornato e prontamente disponibile agli
interessati e al Garante.
Il Garante resta comune a disposizione per ogni eventuale ulteriore chiarimento in merito, anche via telefono: (06/6889.2134/6/7/8 oppure 681861) o via telefax (06/68892139).