Indice:
La sede notarile:
competenza - Assistenza - L'atto notarile - Nullità dell'atto -
Adempimenti - Pene disciplinari - Vigilanza ed ispezioni - Deontologia
La
sede notarile: competenza
La
L.N. sancisce il principio della territorialità della competenza
notarile, consentendo al notaio di esercitare il proprio ministero
nella sede assegnata senza limiti, ponendo varie limitazioni
all'esercizio di tale ministero nelle altre sedi notarili situate
nell'àmbito dello stesso Distretto di appartenenza, e vietando
l'esercizio della funzione notarile fuori dal suddetto Distretto.
Stabilisce dunque l'art. 26, commi 2° e 3°, L.N. che il notaio può
recarsi, se richiesto dalle parti, in tutto il territorio del
Distretto in cui si trova la sua sede notarile. Il notaio peraltro nei
giorni festivi e di mercato non potrà prestare il proprio ministero in
altra sede notarile cui siano assegnati non più di due posti, qualora
il notaio od i notai titolari vi abbiano permanente dimora. Tale
limitazione non trova applicazione qualora al notaio sia richiesto il
ricevimento di atti di ultima volontà, o quando il titolare od i
titolari non possano esercitare le proprie funzioni per cause di
incompatibilità o per impedimenti derivanti da malattia, congedo,
sospensione, inabilitazione od interdizione. La violazione dei
suddetti divieti viene sanzionata ai sensi dell'art. 147 L.N.
Stabilisce infine l'art. 27, comma 2°, L.N., che il notaio non può
prestare il proprio ministero fuori dal Distretto in cui si trova la
sua sede notarile. La violazione di tale divieto è sanzionata
dall'art. 58, n. 4, L.N. con la nullità dell'atto.
Assistenza
Il
notaio, in quanto pubblico ufficiale incaricato dell'esercizio di una
pubblica funzione, deve assicurare il funzionamento regolare e
continuo del proprio ufficio.
A
tal fine, il primo comma dell'art. 26 L.N. stabilisce che il notaio
deve tenere aperto uno studio nel Comune assegnatogli, assistendo
personalmente allo studio stesso nei giorni della settimana e con gli
orari stabiliti dal Presidente della Corte d'Appello previo parere del
Consiglio notarile.
L'atto notarile
L'atto notarile è un documento pubblico, e pertanto deve essere
redatto, ex art. 2699 c.c., «con le richieste formalità». Il capo
primo del titolo terzo della L.N. disciplina con estrema precisione e
rigore la forma ed il contenuto dell'atto notarile, e l'attività che
il notaio deve porre in essere ai fini della redazione dello stesso.
In particolare, l'art. 51 L.N., dopo avere prescritto l'intestazione
"REPUBBLICA ITALIANA", stabilisce che l'atto notarile deve contenere:
l'indicazione in lettere
per esteso dell'anno, mese, giorno, Comune e luogo in cui l'atto è
ricevuto
il nome, cognome,
residenza e Collegio notarile di appartenenza del notaio
il nome, cognome, luogo e
data di nascita, domicilio o residenza, e condizione delle parti e
dell'eventuale rappresentante, dei testimoni intervenuti ai sensi
degli artt. 47 e 48 L.N., e dei fidefacenti
la dichiarazione della
certezza della identità personale delle parti, o la dichiarazione
di averne accertata l'identità a mezzo dei fidefacenti, ai sensi
dell'art. 49 L.N.
l'indicazione, almeno per
la prima volta, in lettere per esteso, delle date, somme e
quantità delle cose oggetto dell'atto, e la designazione precisa
delle stesse;
l'indicazione dei titoli e
delle scritture che si inseriscono nell'atto;
la menzione della lettura
alle parti, presenti i testimoni se intervenuti, dell'atto e degli
eventuali allegati, salva dispensa datane dalle parti per questi
ultimi. Il notaio può affidare ad altri la suddetta lettura solo
nel caso in cui abbia scritto l'atto personalmente a mano;
la menzione che l'atto è
stato scritto dal notaio o da persona di sua fiducia, e
l'indicazione dei fogli di cui l'atto consta e delle pagine
scritte;
la sottoscrizione mediante
apposizione del nome e cognome, sia sull'atto che sugli allegati
non autentici o pubblici o registrati, delle parti, dei
fidefacenti, dell'interprete, dei testimoni e del notaio. La firma
del notaio inoltre deve essere munita dell'impronta del suo
sigillo (art. 52 L.N.). Nel caso in cui l'atto consti di più
fogli, le sottoscrizioni andranno apposte a margine dei fogli non
portanti le sottoscrizioni finali. Le parti, qualora eccedano il
numero di sei e siano in grado di sottoscrivere, potranno delegare
alcune di esse a sottoscrivere anche in loro vece. L'indicazione
dell'ora di sottoscrizione è obbligatoria per gli atti di ultima
volontà, mentre viene riportata anche negli altri atti solo se il
notaio lo ritenga opportuno o sia espressamente richiesta dalle
parti.
La
L.N. prescrive inoltre le modalità per l'intervento dei testimoni e
dei fidefacenti (artt. da 47 a 50 L.N.), per la redazione dell'atto
notarile e per le eventuali correzioni od annotazioni (artt. 53 e 59
L.N.), e disciplina l'intervento nell'atto di parti straniere (artt.
54 e 55 L.N.), di sordi (art. 56 L.N.), e di muti o sordomuti (art. 57
L.N.).
Deve essere inoltre ricordato che la normativa sopra esposta non
esaurisce la legislazione in tema di forma dell'atto pubblico: così,
ad esempio, la forma del testamento pubblico è disciplinata anche
dall'art. 603 c.c., giusta il rimando contenuto nell'art. 60 L.N.
L'attività notarile comprende anche l'autenticazione delle firme
apposte ad una scrittura privata, nelle tre differenti forme di
autentica formale, autentica amministrativa, ed autentica minore (c.d.
«vera di firma»). E’ importante sottolineare come il notaio, anche
quando autentica le firme di una scrittura privata, è comunque tenuto
a prestare la propria opera con le stesse modalità di controllo e
verifica richieste per la redazione dell’atto pubblico.
Nullità dell'atto
L'art. 58 L.N. elenca espressamente le cause di nullità dell'atto
notarile, e precisamente:
ricevimento da parte del
notaio prima della sua iscrizione nel Ruolo
ricevimento da parte di
notaio cessato dall'esercizio, dopo la pubblicazione di tale
cessazione sulla Gazzetta Ufficiale
violazione dell'art. 28,
n. 2, L.N. Viene invece sanzionata la nullità della sola
disposizione invalida in caso di violazione dell'art. 28, n. 3,
L.N. (v. infra § 18)
violazione degli artt. 27
(atto ricevuto fuori dal Distretto di appartenenza), 47 (atto non
ricevuto in presenza delle parti, e dei testimoni, se necessari;
mancata indagine della volontà delle parti; mancata direzione
personale da parte del notaio della compilazione integrale
dell'atto), 48 (mancata o incompleta rinuncia all'assistenza dei
testimoni; mancata menzione dell'accordo delle parti in ordine
alla suddetta rinuncia), 50 (intervento di testimoni o fidefacenti
privi dei requisiti richiesti), 51 n. 10 (inosservanza delle
disposizioni in ordine alla sottoscrizione di parti, fidefacenti,
interprete, testimoni e notaio), 51 n. 11 (mancata indicazione
dell'ora di sottoscrizione degli atti di ultima volontà), 54 e 55
(inosservanza delle disposizioni che regolano l'intervento di
persone che non conoscono la lingua italiana, e la cui lingua sia
conosciuta oppure no dal notaio), 56 (inosservanza delle
disposizioni sui sordi), 57 (inosservanza delle disposizioni sui
muti e sordomuti)
mancanza della data o
dell'indicazione del Comune in cui è stato ricevuto
mancata lettura dell'atto
alle parti, in presenza dei testimoni se intervenuti
Alle cause di nullità dell'atto notarile previste dalla L.N. devono
poi essere aggiunte quelle previste dalle leggi speciali. In
particolare, assumono estrema rilevanza per la loro frequente
incidenza sulla pratica negoziale le cause di nullità previste dalla
l. 28.2.1985, n. 47, in materia urbanistica, e dalla l. 26.6.1990, n.
165, in tema di avvenuta denuncia dei redditi relativi ad immobili
urbani.
Deve infine essere ricordato che l'art. 2701 c.c. prevede la
cosiddetta «conversione formale» dell'atto pubblico nullo, al quale,
purché sottoscritto dalle parti, viene attribuita la medesima
efficacia probatoria della scrittura privata autenticata.
Adempimenti
L'attuale tendenza del nostro legislatore appare indirizzata verso un
sempre maggiore accrescimento a carico del notaio di adempimenti di
carattere civile, fiscale, penale ed amministrativo, i quali peraltro
non rientrano nella funzione notarile istituzionale di cui all'art. 1
L.N. e vanno a sommarsi agli adempimenti di carattere precipuamente
notarile previsti dalla L.N.
Tale tendenza, se da un lato evidenzia la riconosciuta importanza ed
affidabilità della funzione notarile al fine della realizzazione
dell'interesse pubblico, dall'altro, derivando spesso da una non
sempre condivisibile attitudine del legislatore a delegare al notaio
funzioni che non gli sono proprie, rischia di snaturare la figura
stessa del notaio. In particolare, l'indiscutibile efficienza palesata
dal notariato è alla base dell'eccezionale incremento di adempimenti
fiscali posti a carico dei notai a fronte della progressiva delega di
competenze in detta materia da parte dello Stato al notariato stesso.
Tra gli adempimenti che la legislazione civile pone a carico del
notaio vanno ricordati le pubblicazioni, le comunicazioni e le
trasmissioni in materia successoria (artt. 620 ss. c.c. ed art. 7 disp.
att. c.c.), l'iscrizione nel registro delle imprese di atti societari
(artt. 2296, 2315, 2330, 2464, 2475 e 2519 c.c.), la trascrizione
presso la Conservatoria dei Registri immobiliari (art. 2671 c.c.), la
richiesta di annotazione delle convenzioni matrimoniali a margine
dell'atto di matrimonio (art. 34-bis disp. att. c.c.).
Tra gli adempimenti fiscali vanno ricordati, in relazione agli atti
ricevuti o autenticati nelle firme, l'obbligo di provvedere alla
registrazione pagando la relativa imposta (art. 10 d.p.r. 26.4.1986,
n. 131), l'obbligo di provvedere alla trascrizione ed alla
presentazione della voltura catastale pagando le relative imposte (artt.
6 e 11 del d. lgs. 31.10.1990, n. 347), la denuncia alle imposte
indirette degli atti societari costitutivi e modificativi (art. 36 del
d.p.r. 29.9.1973, n. 600), l'obbligo di richiedere alle parti il
codice fiscale (art. 11 del d.p.r. 29.9.1973, n. 605, successivamente
modificato), l'obbligo di pagare la tassa di concessione governativa
per gli atti emessi che ne siano soggetti (art. 9 del d.p.r.
26.10.1972, n. 641), l'obbligo di provvedere alla regolarizzazione
degli atti non in regola con l'imposta di bollo (art. 19 del suddetto
d.p.r. 26.10.1972, n. 642), l'obbligo di iscrivere in apposito
repertorio tutti gli atti ricevuti od autenticati soggetti a
registrazione a termine fisso, e di presentare il suddetto repertorio
all'Ufficio del registro ogni quattro mesi (artt. 67 e 68 del citato
d.p.r. n. 131 del 1986).
Per quanto concerne gli adempimenti precipuamente notarili, la L.N.
prevede i seguenti, volti prevalentemente ad assicurare la custodia
degli atti e dei repertori.
Custodia degli atti. A tal
fine, gli atti devono essere rilegati in volumi per ordine
cronologico. I testamenti pubblici, prima della morte del
testatore, ed i testamenti segreti od olografi ricevuti in
deposito, prima della loro apertura e pubblicazione, sono
custoditi in fascicoli distinti, e successivamente vengono passati
dal fascicolo e repertorio speciale a quello generale
Tenuta e trasmissione dei
repertori. La L.N. prevede innanzitutto la tenuta di due repertori
a colonna, uno per gli atti tra vivi ed uno per gli atti di ultima
volontà, nei quali il notaio dovrà giornalmente annotare gli atti
ricevuti . Il notaio, entro il giorno 26 di ogni mese, deve
trasmettere all'Archivio notarile distrettuale una copia dei
repertori limitatamente alle annotazioni degli atti ricevuti nel
mese precedente, oppure un certificato negativo nel caso in cui
non abbia ricevuto alcun atto (art. 65 L.N.). Il notaio inoltre
entro il mese successivo a ciascun quadrimestre deve presentare il
repertorio degli atti tra vivi al competente Ufficio del Registro,
che accerta la regolarità delle registrazioni degli atti (art. 68
del d.p.r. 26.4.1986, n. 131)
Tenuta e trasmissione dei
registri. Oltre ai repertori di cui sopra, il notaio deve tenere
un registro in cui segnare giornalmente con numerazione
progressiva le somme ed i valori che gli siano stati affidati. Di
tale registro il notaio, alla fine di ciascun trimestre e non
oltre il ventesimo giorno del mese successivo, deve trasmettere un
estratto al Presidente del Consiglio notarile ed al capo
dell'Archivio notarile distrettuale (art. 65 L.N.).Altri registri
che il notaio deve tenere sono gli indici alfabetici delle parti
degli atti tra vivi e degli atti di ultima volontà, il registro
delle girate di titoli azionari di cui all'art. 28 del r.d.
29.3.1942, n. 239. Va infine ricordato che il notaio deve tenere i
registri fiscali che il legislatore prescrive per tutti i liberi
professionisti
Ispezioni. V. infra
Pene
disciplinari
L'accresciuto numero di adempimenti che il legislatore è andato
ponendo a carico del notaio ha comportato un conseguente e non
indifferente incremento delle ipotesi di responsabilità cui il notaio
stesso si espone nell'esercizio della propria funzione.
In particolare, oltre ai vari casi di responsabilità sotto il profilo
disciplinare di cui alla L.N. ed alle numerose ipotesi di
responsabilità civile e penale discendenti dalla qualifica del notaio
quale pubblico ufficiale, appaiono decisamente aumentate negli ultimi
anni anche le ipotesi di responsabilità civile, penale e fiscale
dipendenti dai nuovi adempimenti che il notaio è stato chiamato ad
assolvere.
L'art. 135 L.N. prevede le seguenti pene disciplinari a carico dei
notai che abbiano mancato ai propri doveri:
avvertimento
(art. 136, comma 1°, L.N.): consiste in un rimprovero al notaio
per la mancanza commessa, con l'esortazione a non commetterlo
ulteriormente
censura
(art. 136, comma 2°, L.N.): consiste in una dichiarazione formale
di biasimo del notaio per la mancanza commessa. L'avvertimento e
la censura sono comminate, oltre che nei casi in cui siano
espressamente previste, anche per quelle infrazioni che la L.N.
non ha fornito di una specifica sanzione
ammenda
(art. 137 L.N.): consiste in una pena pecuniaria, di varia entità,
che viene comminata al notaio che si renda responsabile delle
contravvenzioni indicate dagli artt. 80 e 137 L.N. e 261 R.N
sospensione
(art. 138 L.N.): consiste una causa di temporanea cessazione
dall'esercizio della funzione notarile, per un periodo di tempo
variabile tra un mese ed un anno a seconda della gravità della
infrazione commessa
inabilitazione
(artt. 139, 140 e 141 L.N.): consiste in una causa di temporanea
cessazione dall'esercizio della funzione notarile. Essa può essere
di diritto, nei casi indicati nell'art. 139 L.N., oppure
facoltativa, nei casi indicati nell'art. 140 L.N. Anche se
disciplinata dalla L.N. tra le pene disciplinari, l'inabilitazione
si configura in realtà come una misura cautelare oppure accessoria
rispetto ad una condanna penale, ed in questo si distingue dalla
sospensione, che ha carattere di sanzione. Una volta cessati i
motivi di inabilitazione il notaio, ai sensi dell'art. 263 R.N.,
potrà chiedere la riammissione senza dovere sostenere un nuovo
concorso
destituzione
(art. 142 L.N.): consiste nella cessazione definitiva
dall'esercizio della funzione notarile, e viene comminata per
mancanze più gravi, indicate dall'art. 142 L.N. Il notaio
destituito può peraltro ottenere la riabilitazione all'esercizio
notarile con deliberazione del Consiglio notarile nei casi
indicati dall'art. 159 L.N. Il provvedimento di riabilitazione
peraltro non consente l'automatica riassunzione delle proprie
funzioni notarili da parte del notaio destituito, il quale
pertanto a tale scopo deve nuovamente sostenere con esito
favorevole il concorso di nomina per esame
L'autorità competente alla comminazione delle pene disciplinari è il
Consiglio notarile presso il quale è iscritto il notaio per quanto
riguarda l'avvertimento e la censura (art. 148 L.N.), ed il Tribunale
civile nella cui giurisdizione si trova il Consiglio notarile presso
il quale è iscritto il notaio per quanto riguarda l'ammenda, la
sospensione e la destituzione (art. 151 L.N.). Il notaio potrà
proporre reclamo contri i suddetti provvedimenti rispettivamente al
Tribunale (art. 150 L.N.) ed alla Corte d'Appello (art. 155 L.N.).
L'art. 145 L.N. prevede poi come aggravante della mancanza del notaio
la recidiva, che ricorre allorquando il notaio commetta una nuova
infrazione nei cinque anni dalla precedente condanna.
Vigilanza ed ispezioni
La rilevanza pubblica della funzione notarile comporta la
previsione di un preciso sistema di vigilanza sull'operato dei notai,
dei Consigli notarili e degli Archivi notarili.
Innanzitutto, ogni notaio, che è personalmente responsabile del
versamento delle imposte dovute per tutti gli atti da lui ricevuti,
deve esibire ogni 4 mesi il suo repertorio all’Ufficio del Registro
competente, il quale verifica se il notaio abbia correttamente versato
tutte le imposte relative agli atti da lui stipulati nel medesimo
periodo.
Inoltre, l'art. 127 sancisce i poteri di vigilanza sia del Ministro di
grazia e giustizia sia dei Procuratori Generali presso le Corti
d'Appello e dei Procuratori della Repubblica, nei limiti delle
rispettive giurisdizioni. Il primo esercita la vigilanza su tutti i
notai, i Consigli notarili e gli Archivi notarili, i secondi
esercitano la vigilanza nei limiti delle rispettive giurisdizioni.
Tale vigilanza viene esercitata mediante l'effettuazione di ispezioni
(art. 127 L.N.) e la presa o promozione di quelle determinazioni
ritenute più convenienti ed efficaci per assicurare il buon andamento
dei Consigli, Archivi ed Uffici notarili (art. 249 R.N.).
Il controllo sui singoli notai viene inoltre esercitato sia dal
Consiglio notarile che dall'Archivio notarile competenti per
territorio. Al Consiglio notarile spetta infatti, ex art. 93, nn. 1 e
2, L.N. il potere di controllo sulla condotta dei notai e dei
praticanti.
Agli Archivi notarili invece è demandato il còmpito di effettuare
ispezioni che, a differenza di quelle disposte dal Ministro di grazia
e giustizia, sono di carattere periodico. Tali ispezioni, da eseguirsi
nel primo semestre successivo ad ogni biennio, sono finalizzate in
particolare ad accertare che siano state osservate le disposizioni di
legge in relazione alla redazione ed alla conservazione dei repertori,
dei registri e degli atti rogati nell'ultimo biennio, ed alla
riscossione ed al versamento delle tasse.
A tal fine, ciascun notaio ha l'obbligo, la cui violazione è
sanzionata con la sospensione, di presentare i suddetti documenti
all'Archivio notarile, presso il quale viene effettuata l'ispezione
con le modalità indicate dagli artt. 128 e ss. L.N. Di ciascuna
ispezione viene redatto il relativo verbale in due originali, dei
quali uno viene depositato presso l'Archivio notarile, e l'altro viene
immediatamente trasmesso al Procuratore della Repubblica, il quale
promuove i provvedimenti disciplinari per le eventuali contravvenzioni
rilevate e trasmette entro il 31 luglio di ogni anno una relazione
sull'andamento generale del servizio notarile nel Distretto al
Procuratore Generale. Questo a sua volta inoltra entro il 31 agosto di
ogni anno al Ministro di grazia e giustizia un rapporto
particolareggiato sull'esito delle operazioni (artt. 253 e 254 R.N.).
Appare importante sottolineare infine che tutti i notai d’Italia, pur
non esistendo un obbligo giuridico in tale senso, sono assicurati per
i danni colposi eventualmente causati nell’esercizio delle loro
funzioni attraverso una polizza stipulata direttamente dal Consiglio
Nazionale con i Lloyd di Londra. Per fare fronte invece
all’eventualità di danni causati da fatto doloso, è stato istituito un
fondo di garanzia che risarcisce anche coloro che siano stati vittime
di un comportamento del notaio tale dal non essere coperto dalla
suddetta assicurazione.
Deontologia
Originariamente, la disciplina in tema di deontologia notarile
era basata sul disposto dell'art. 147 L.N., concepito come norma di
chiusura per sanzionare l'illecita concorrenza tra i notai (tramite
riduzioni di onorari, utilizzo di procacciatori di affari e
pubblicità) ed in generale tutti quei comportamenti che, pur non
espressamente colpiti da sanzioni disciplinari, potessero
compromettere la dignità e reputazione del notaio ed il decoro e il
prestigio della classe notarile.
L'evoluzione della funzione notarile aveva peraltro palesato
l'insufficienza di detta norma a disciplinare compiutamente la materia
in esame. Di conseguenza, il notariato italiano aveva avvertito in
misura sempre più pressante l'esigenza di individuare nuove e più
rigorose regole che disciplinassero i molteplici aspetti
dell'esercizio della funzione notarile moderna, al fine di assicurare
quella garanzia di correttezza, imparzialità e decoro che soli
giustificano l'attribuzione al notaio della sua posizione preminente.
L'art. 16 della l. 27.6.1991, n. 220, ha pertanto consentito
al Consiglio nazionale del notariato di elaborare un codice
deontologico divenuto ormai indispensabile a fronte delle molteplici
competenze e connesse responsabilità assegnate alla funzione notarile
moderna. Tali princìpi riguardano la vita pubblica e privata del
notaio, il luogo della sua attività (e segnatamente il recapito), la
concorrenza, i rapporti professionali tra notai e con gli organi di
categoria e le parti, le modalità di assunzione dell'incarico
professionale, ed il ricevimento di determinate categorie di atti nei
confronti dei quali appare più sentita l'esigenza di una disciplina
più puntuale (in particolare gli atti relativi ad autoveicoli).